Cyryl Northcote Parkinson, brytyjski historyk i publicysta, zaobserwował kiedyś coś dziwnego – liczba urzędników w administracji rosła… niezależnie od tego, ile było faktycznie do zrobienia. Mimo że zakres obowiązków się nie zmieniał, zatrudniano coraz więcej ludzi.¹ Dlaczego? I jak to się ma do prokrastynacji i wydłużającego się czasu na proste zadania? Niestety bardzo mocno, ale jest na to rozwiązanie.
Prawo parkinsona w praktyce
Przypomnij sobie ostatni raz kiedy musiałeś/aś wykonać jakieś zadanie. Napisać maila, wypełnić formularz, przygotować prezentację. Czy udało się je zrobić od razu? Czy raczej skończone było tuż przed końcem wyznaczonego czasu? W większości przypadków będzie to ta druga opcja.² Jak to stwierdził Parkinson: Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.¹
Parkinson zauważył, że praca nie zajmuje tyle, ile powinna – tylko tyle, ile jej na to damy. Im więcej czasu masz na zadanie, tym dłużej będziesz je robić, lub dłużej zwlekać ze zrobieniem go. Nawet jeśli realnie potrzebujesz tylko 30 minut, znajdziesz sposób, żeby rozciągnąć to na trzy godziny. A potem jeszcze coś poprawić. I jeszcze raz „tylko sprawdzić”.
To trochę jak z walizką przed wyjazdem: jeśli masz dużą, zapakujesz więcej, nawet niepotrzebnych rzeczy. Gdy masz mały plecak – dziwnym trafem wszystko, co najważniejsze, się mieści. Prawo Parkinsona działa tak samo – tylko zamiast walizki, wypełniamy dostępny czas.
Skąd się to bierze?
Zacznijmy od zdefiniowania dwóch głównych sposobów, w jakie wypełniamy czas dostępny na wykonanie zadania:
- Rozciąganie zadania.¹
Sytuacja, w której faktycznie zaczynasz pracę wcześnie – ale zamiast sprawnie ją zakończyć, rozciągasz ją na cały dostępny czas. Trochę dziś, trochę jutro. Poprawka tu, dopisanie tam. Czasem z potrzeby perfekcji, czasem z niepewności, a czasem po prostu, … bo można.
- Odwlekanie do ostatniej chwili.²
Tutaj działa zupełnie inny mechanizm. Zadanie pojawia się w kalendarzu wcześnie, ale nasza reakcja to: mam czas. I tak mija dzień za dniem – aż zostaje ostatnia prosta i zaczyna się sprint. Mowa tutaj o syndromie studenta czyli odkładanie zadań na ostatnią chwilę przed terminem.
Prawda o tych zachowaniach
Oba te scenariusze mają jedną wspólną cechę:
zadanie zostaje zakończone tuż przed wyznaczonym terminem – bez względu na to, ile realnie czasu było potrzebne.
Jeśli nie rozciągać sztucznie pracy, ani nie czekać do ostatniego momentu, to samo zadanie mogłoby być zrobione w dowolnym innym momencie. Nawet to, co na końcu wykonujemy w stresie i pośpiechu, można było zrobić dużo wcześniej – bo przecież nic się w samym zadaniu nie zmieniło. Zmieniły się tylko nasze ramy czasowe.
Koszt, który za to płacimy
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że to tylko kwestia organizacyjna. Ot, ktoś robi wszystko w poniedziałek, ktoś inny w czwartek – byleby zdążyć. Ale w praktyce rozciąganie pracy i odwlekanie do ostatniej chwili mają realne, odczuwalne skutki. I to nie tylko dla efektywności, ale też dla naszej psychiki.
W przypadku rozciągania – zadanie które zaczęliśmy ciągnie się za nami, wisi w tle, zabiera przestrzeń poznawczą. Niby nie jest najpilniejsze, ale cały czas o nim pamiętamy. To psychologiczne zjawisko polegające na tym, że nasz mózg nie lubi „otwartych pętli” i uporczywie do nich wraca³. A im dłużej zadanie się nie kończy, tym bardziej nas mentalnie męczy.
Z kolei przy odwlekaniu do ostatniej chwili – płacimy inną cenę. Praca w trybie „last minute” to krótkoterminowy zastrzyk adrenaliny, ale długoterminowo to więcej stresu, niższa jakość efektu i mniejsze poczucie kontroli⁴. Często kończymy wyczerpani, z myślą: „dało się to zrobić lepiej, gdybym tylko zaczął wcześniej”.
Jak to zatrzymać?
Dobra wiadomość: z Prawem Parkinsona nie trzeba walczyć. Wystarczy je… wykorzystać. Skoro zadania i tak rozciągają się do rozmiaru dostępnego czasu, to może warto celowo dać im mniej czasu?
W praktyce oznacza to jedno: ograniczaj czas, zamiast go mnożyć. Nawet jeśli coś teoretycznie „można robić cały dzień”, spróbuj wykroić na to konkretny, krótki blok: 30 minut, godzina, 90 minut. Wprowadź deadline nie tam, gdzie jest on zewnętrzny (np. klient czeka do piątku), ale wewnętrzny – np. „mam to skończyć do lunchu”. Taka technika to tzw. timeboxingu, czyli zamykanie zadań w określonych ramach czasowych.⁵
Inna opcja to technika Pomodoro – czyli praca w krótkich, intensywnych blokach (np. 25 minut pracy + 5 minut przerwy), która pomaga utrzymać skupienie i nie dać się rozlaniu zadania.⁶
Jeśli trudno Ci w ogóle rozpocząć pracę, zacznij od „wersji minimum” – zamiast planować idealne wykonanie, powiedz sobie: „Zrobię najprostszy możliwy szkic w 15 minut”. Często to wystarczy, żeby ruszyć z miejsca.
Warto też pamiętać o jeszcze jednej rzeczy: nie każde zadanie zasługuje na 100% naszej energii. Niektóre rzeczy wystarczy zrobić dobrze. Nie idealnie. I jeśli to zaakceptujesz, wiele zadań przestanie się rozciągać do nieskończoności.
Zmień ramy, nie siebie
Prawo Parkinsona wynika z tego jak naturalnie reagujemy na dostępny czas, nie z lenistwa czy braku motywacji. Dlatego zamiast próbować zmieniać siebie – zmień ramy w których działasz:
I nagle okazuje się, że to samo zadanie, które wcześniej ciągnęło się jak guma do żucia, możesz zrobić szybko, lekko i z głową wolną od wyrzutów sumienia.
Zmieniając ramy działania, zmieniasz czas potrzebny do wykonania zadania, jak i jego wpływ na twoją psychikę.
Bibliografia
¹ Parkinson, C. N. (1955). Parkinson’s law. The Economist.
² Steel, Piers. (2007). The nature of procrastination: a meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychol Bull 133: 65-94. Psychological bulletin. 133. 65-94. 10.1037/0033-2909.133.1.65.
³ Zeigarnik, B. (1927). Über das Behalten von erledigten und unerledigten Handlungen. Psychologische Forschung, 9(1), 1–85.
⁴ Tice, D. M., & Baumeister, R. F. (1997). Longitudinal study of procrastination, performance, stress, and health: The costs and benefits of dawdling. Psychological Science, 8(6), 454–458.
⁵ Kiran, D. R. (2017). Total Quality Management: Key Concepts and Case Studies. Butterworth-Heinemann.
⁶ Cirillo, F. (2006). The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work.